Günümüz işletmeleri, içinde bulundukları rekabet savaşında ayakta kalabilmek için üstünlük kaynağının ve geliştirilmesi gereken esas sermayenin insan olduğunun farkına varmışlardır. Bu bağlamda, iş hayatında insana yönelik yeni bir kavram olan “gölge yönetim”, günümüz şirketleri tarafından ileride sıklıkla kullanılacağına inanılan uygulamalardan biridir. Asıl çıkış noktası siyaset olan gölge yönetim kavramının daha iyi anlaşılması için, konu hakkında kısaca bilgi verildikten sonra, işletmelerdeki uygulama alanları, insan kaynakları açısından önemi ve şirketlere sağlayacağı faydaları ile oluşabilecek risk ve engeller hakkında bilgi verilecektir.
Gölge, maddesel varlıkların bir çeşit yansımasıdır ve söz konusu cismin var olduğunu belirtmektedir. Gölge yönetim ise, gerçekte var olan bir yönetimin gölgesi durumundaki yönetimdir.
Siyaset, gölge yönetim kavramının çıkış noktasıdır. Bu açıdan açıklamamız gerekirse, özellikle İngiltere, Kanada ve Amerika Parlamentolarında “Gölge Kabine” ya da “Gölge Hükümet” olarak görev yapan ekipler bulunmaktadır. Gölge Kabine, iktidar partisinin bakanlıklarının birebir gölgesi gibi sorumluluk alan ve ilgili partinin yönetim tarzını ve aldıkları kararları eleştirel bir tavırla izleyerek genellikle muhalif partiler tarafından yürütülen çalışmalardır. Gölge Kabine’nin en büyük faydası, alternatif fikir üretimine yardımcı olması ve olası bir iktidara gelme durumunda muhalefet parti üyelerinin iktidara ve sorumluluklara hazır olmasıdır.
Gölge Yönetim kavramının siyaset dışında farklı kullanım alanları bulunmaktadır. Örneğin, Hong Kong’daki Japon şirketlerinde kendini gösteren yapıdan bahsetmek yerinde olacaktır. Hong Kong’daki Japon şirketlerinde görev alan Japon gurbetçiler, genellikle üst düzey yönetici pozisyonlarında görev almaktadır. Yerli çalışanların ise, yükselmeleri ve yerli yöneticilerin Japon hiyerarşisi içinde yer almaları engellenmektedir. Kısacası, Japon gurbetçi yöneticiler ve yerli çalışanlar arasında bir çatışmanın varlığı söz konusudur. Yönetimde kim bulunursa bulunsun, güç ve iktidar Japon yöneticilerdedir. Japon yöneticiler “danışman” sıfatıyla görev alarak “sözde yöneticileri” gayri resmi bağlantıları ile yönlendirmektedirler. Bir diğer deyişle imza yetkisi, görünen yöneticilerde olsa da karar yetkisi, Japon yöneticilerdedir. Bu şirketlerde danışman olarak görev alan Japon üst düzey yöneticiler “gölge yönetim” olarak adlandırılmaktadır.
İşletme açısından ele alındığında gölge yönetim, gerçekte var olan yönetimin bir izdüşümüdür. Bir diğer deyişle, gerçek yönetimin yanında gerçek yönetici gibi düşünme yeteneğine sahip, gerçek olay ve verilerle birebir yönetime katılan bir gölge yönetimin varlığının bulunmasıdır. Gölge yönetim yaşanan bir durumda, “Gerçek yönetim olsa nasıl bir karar verirdi?” düşüncesiyle geliştirilmektedir. Bu bağlamda, gölge yönetim, gerçek yönetimin adeta bir gölgesi olarak, alınan kararları tüm boyutlarıyla sorgulama, öğrendiklerini yorumlama, eleştirel bakış açısıyla analiz etme ve farklı fikirler öne sürme imkânına sahip olmaktadır.
Bu konuyla ilgili literatür araştırması sonucunda, işletmelerde kullanım alanları ve amaçlarına göre gölge yönetimi üç kısımda ele almak mümkündür. İlki, işletme kararlarına ve yönetime aktif katılım; ikincisi, üniversite – sanayi işbirliği; son olarak, işletmelerde yönetici ve yönetim geliştirme amacıyla kullanımıdır.
Yönetime aktif katılım sağlanması için kullanılan gölge yönetim uygulamasında amaç, işletmedeki tüm çalışanların, karar aşamasında aktif rol almalarını ve kararlardan haberdar olmalarını sağlamaktır. Tüm çalışanlar, her bir yöneticiye karşılık seçilen çalışan temsilcileri aracılığıyla, şirket yönetiminde söz sahibi olup görüş bildirebilmekte ve alınan kararlar hakkında ilk ağızdan doğru bilgi alabilmektedirler. Söz konusu temsilciler, en alt düzeyde çalışanlar olup bölüm yöneticisinin gölge yöneticisi ismini almaktadırlar. Gölge yönetici, gerçek yönetici ile birlikte, toplantılara ve dolayısıyla kararlara katılmaktadır.
Üniversite – sanayi işbirliği sağlanması için kullanılan gölge yönetim uygulamasında amaç, üniversitenin ilgili bölüm akademisyenlerinin işletmelerde görev alarak sahip oldukları teorik bilgiler ile uygulamadaki bilgilerin karşılaştırılması ve gerekirse uygulamadaki bilgilerin değiştirilmesini sağlamaktır. Bu uygulamanın başarılı olması sonucu ilgili akademisyen, işletmenin bir çalışanı veya danışmanı haline gelebilmekte, şirket yöneticileri de üniversitelerde eğitim verebilmektedir.
Yönetici ve yönetim geliştirme için kullanılan gölge yönetim uygulamasında amaç, yönetici adaylarının ve mevcut yöneticilerin bir üst yönetici tarafından sürekli ve genellikle işbaşı eğitimleriyle yetiştirilmesini ve geliştirilmesini sağlamaktır. Bu aşamada, gerçek yönetici ve gölge yönetici kavramlarına değinmek yerinde olacaktır. Gölge yönetici, geleceğin gerçek yöneticisi olarak algılanmalıdır. Gerçek yönetici, koç veya mentor olarak da adlandırabileceğimiz eğitme rolünü üstlenirken, gölge yönetici öğrenme görevini üstlenmektedir. Aralarında yeni nesil bir ast (öğrenen) – üst (eğiten) ilişkisi oluşmaktadır. Bu uygulamada, seçim gözetmeksizin her gerçek/eğiten yönetici aynı zamanda bir üst pozisyondaki yöneticinin gölge/öğrenen yöneticisi olacaktır. Aynı şekilde, her gölge/öğrenen yönetici aynı zamanda bir alt pozisyondaki yöneticinin veya çalışanın gerçek/eğiten yöneticisi görevini üstlenecektir. Şekil 1’de verilen organizasyon şemasında bu durum ayrıntılı olarak örneklendirilmiştir.
Şekil 1. Yönetici ve Yönetim Geliştirme için Kullanılan Gölge Yönetim’de
Organizasyon Şeması
Yönetici ve yönetim geliştirme için kullanılan gölge yönetimde, tüm yöneticiler için hem öğrenme hem öğretme söz konusudur. Gerçek/eğiten yönetici, gölge/öğrenen yöneticilere hâlihazırda yapmakta oldukları işleri ve sorumlulukları öğretmektedir. Aynı zamanda, bir üstünün gölge/öğrenen yöneticisi durumunda olduğundan, üst pozisyonun görev ve sorumluluklarını öğrenerek söz konusu pozisyona hazırlanmaktadır. Görüldüğü gibi gölge yönetim kavramı, şirket çalışanlarının sürekli öğrenme ve kendini geliştirmesine olanak sağlamaktadır. Çalışanlar tarafından yürütülen bu süreç, işletme yönetimini, yapı, amaç, işleyiş, davranış ve izlenen yol açısından farklılaştıracak, geliştirecek ve dönüştürecektir.
Gölge yönetim ile yönetici geliştirme uygulamasının getirilerini bir örnekle açıklamaya çalışalım. Aynı yönetim kurulu tarafından yönetilen ve farklı bölgelere taşınarak iki ayrı şirkete dönüşmek durumunda kalan bir işletme düşünelim. Merkez durumundaki yani A şehrindeki gerçek/eğiten İK Direktörü, yetiştirmiş olduğu ve bir üst pozisyona hazır olduğuna inandığı gölge/öğrenen İşe Alım Müdürü’nü, B şehrindeki yeni şirkette gerçek/eğiten İK Direktörü olarak görevlendirebilmektedir. Yeni bir yöneticinin işe alınıp uyum sürecinin beklenmesi yerine, işi ve işletme yapısını tanıyan ve bir üst yöneticisinin görev ve sorumluluklarına hakim tecrübeli çalışanı yönetici yapmak, işletmenin zaman ve mali açıdan tasarrufunu, çalışanın ise motivasyonunun artmasını ve vizyonunun gelişmesini sağlayacaktır.
Gölge yönetimi insan kaynakları açısından da değerlendirmek yerinde olacaktır. Gölge yönetim, insan kaynakları fonksiyonlarının etkin bir şekilde uygulanmasını sağlamaktadır. İlk olarak, görev tanımlarının oluşturulması aşamasında gerçek/eğiten ve gölge/öğrenen yöneticiler aracılığıyla işin analiz edilmesi ve gereken niteliklerin belirlenmesi sağlanmaktadır. Ardından, işe alım yapılacak pozisyonlar için işletmenin tam olarak nasıl bir çalışana ihtiyacı olduğunu bilen İK yöneticileri, olası hataları en aza indirerek işe alım maliyetlerini düşürebilmektedir. Gölge yönetimi uygulayan şirketler, öğrenen organizasyon olma özelliğinden dolayı, eğitim ve geliştirmenin öneminin farkındadırlar. İş başı eğitimler, akademisyenlerden öğrenilen bilgiler ve yönetime katılım sonucu kendini geliştirme imkânı yaratılmaktadır. Gölge yönetim sayesinde, bir çalışanın işe alımından itibaren kariyer planlaması yapılır. Olası işten ayrılmalarda, ayrılan yönetici yerine bir alt pozisyondaki çalışan atanabilecektir. Gölge yönetim, 360 derece performans değerlendirme sistemine imkân sağlamaktadır. Bu değerlendirme sonucunda, demokrasi öğelerini de kullanarak yönetici adaylarına eşit terfi imkânı sunulmaktadır. İşletmede hakim olan düzen, adil ücret sisteminin oluşturulmasını da beraberinde getirecektir. Son olarak motivasyon çalışmaları, gölge Yönetim ile kendiliğinden oluşacaktır. Yaratıcı, esnek, özgür, katılımcı, çalışana değer veren bir yapıda, İnsan Kaynaklarının çalışan mutluluğuna yönelik fazladan bir çaba sarf etmesine gerek kalmayacaktır.
Bahsettiğimiz bu üç kısımda yürütülen gölge yönetim uygulamalarının çalışanlara, dolayısıyla işletmeye getirilerini aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür.
Gölge yönetimin çalışanlara faydaları: Aidiyet duygusu, Farkındalık, Empati yeteneği, Paylaşımcılık, Samimiyet, Motivasyon, Sürekli öğrenme ve kendini geliştirme isteği, Vizyon sahibi olma, Girişimci ruh, Özgüven, Özdenetim, Özyönetim, Özveri, Liderlik vasfı, Yönetim becerisi, Çok yönlülük, Yaratıcılık, Hızlı karar alma, Analiz etme alışkanlığı, Problem çözme yetisi, Başarı odaklılık, Potansiyeli açığa çıkarma, Performansta yükselme.
Gölge yönetimin işletmelere faydaları: Karşılıklı güven ortamı, Yenilik ve yaratıcılığı destekleyici çalışma ortamı, Eşitlik ve adalet, Birliktelik, Sinerji, İnsani çalışma ortamı, Şeffaflık, Esneklik, Özgürlük, Demokrasi, İyi işveren markası, Etkin iletişim, Bilgi Paylaşımı, Öğrenen organizasyon olma, Kaliteli yönetim süreci, Yönetici geliştirmede düşük maliyet, Yüksek verimlilik, Karlılık, Rekabet üstünlüğü.
Gölge yönetimin uygulanması esnasında yaşanacak sorunlar ve riskler de olasıdır. Güven ortamının sağlanmadığı bir şirkette gölge yönetim uygulanamayacağı gibi, şirket ile ilgili gizli ve rekabet üstünlüğü sağlayıcı bilgilerin şirket dışına sızdırılma ihtimalini göz önünde bulundurmak gerekmektedir. Aynı şekilde, koltuk sevdası olarak adlandırılan, işletmede mevki ve makam sahibi yöneticilerin yerini, kendilerinden daha başarılı olma ihtimallerine karşı astlarının alması korkusuyla bilgi saklaması, işin detaylarını eksik şekilde aktarması, yaptığı raporları gizlemesi, sorulan soruları yanlış yanıtlaması gibi astının gelişmesini engelleyici davranışların yaşanma ihtimali bulunmaktadır. Astlar açısından bakıldığında, kişisel hırslar ve benlik duygusu, performansa dayalı eşit bir terfi sistemi olmasına rağmen, kendilerine ve kendi seviyesindeki ekip arkadaşlarına psikolojik açıdan zarar vermelerine (mobbing) sebep olabilmektedir. Yönetici yetiştirme açısından gölge yönetim uygulamasında, bir yönetici kendi işini yaparken, bir üstünün görev ve sorumluluklarını izleme, aynı zamanda bir astını eğitme rolünü üstleneceğinden, söz konusu yöneticinin her işe yetişememe ve bölünmüşlük hissi sonucu zaman ve enerji kaybı yaşaması ve böylece işlerin aksaması söz konusu olabilmektedir.
Görüldüğü gibi, gölge yönetim uygulamaları işletmelerde üç kullanım alanında kendini göstermektedir. Gölge yönetimin entelektüel sermayeye önem veren işletmelerde uygulanma ihtimali oldukça yüksektir. Gölge yönetimin sağlayacağı faydalar, kısa ve uzun vadede işletmelerin gelişmesine, sürekli öğrenen ve gelişen çalışanlarıyla beraber piyasada rekabet üstünlüğü sağlamasına imkân vermektedir. Bugün, bu getirileri şirketinde görmek isteyen ileri görüşlü yönetimlere ihtiyaç duyulmakta, değişime direnen yönetimlerin ise bu uygulamaları kullanmaları için ikna edilmesi gerekmektedir. Gölge yönetimin getirilerinin hem yönetimle hem de çalışanlarla paylaşılması, olası risklerin önüne geçilmesi açısından oldukça önemlidir. Unutulmamalıdır ki, avantajları oldukça fazla olan gölge yönetim uygulamalarının hayata geçirilmemesi durumunda, uzun vadede günümüz küresel rekabet ortamında ayakta kalabilmek mümkün olmayacaktır.
Farklı bir uygulama olan gölge yönetim kavramının yayılması dileğimle,
Sevgiler.
Not: Söz konusu araştırmayı yaparken, Süleyman Demirel Üniversitesi Akademisyenlerinden Murat Kayalar tarafından 2002 yılında yayınlanmış olan Doktora Tezinden yararlandım.
0 yorum