Herkese Merhaba,

Biz İK’cılar olarak, en önem verdiğimiz İK fonksiyonlarından biri, işe giriş öncesi hazırlıklar, işe giriş aşaması ve işe giriş sonrası alıştırma süreçlerinden oluşan onboarding’dir. Çünkü ilk izlenim değerlidir. Böyle olduğunu düşünmeyenler de mutlaka bu konuya önem vermeleri gerektiğini elbet bir gün anlayacaklar 🙂

Onboarding, yeni çalışanların, yeni şirketlerini ve yeni rollerini daha hızlı ve doğru anlamalarına yardımcı olur ve başarılı olmalarına yardımcı olacak ilişkiler kurmalarını sağlar. Etkili onboarding programına sahip şirketlerde bağlılık ve motivasyon yüksek olurken, aksine verimsiz bir onboarding deneyimi ise, çalışanın şirkete katılma kararını sorgulamasına ve etkili olmayan sosyalleşme süreçleri zamanla duygusal patlamalara ve tükenme belirtilerine neden olabilir. Araştırmalarla desteklenmiş sonuçlar bu yönde.

Onboarding, işe alımdan önce başlar ve ilk iş günü ile işe alıştırma dönemi boyunca devam eden planlı ve programlı bir süreçtir.

İşe Giriş Öncesi (Pre-boarding)

İşe alımdan önceki süreç, aday işe başlamadan ön hazırlıkları tamamlamakla başlar. İş teklifini yaptınız, bunu mutlaka telefonda veya yüz yüze sözlü ve şirketinize özgü yazılı bir teklif formu ile destekleyin. Teklif formuyla beraber keyifli bir hoş geldin videosunu adayın özel mailine paylaşmak, işe başlamadan yüzünü güldürecektir. Adayın teklifi kabul etmesiyle birlikte onboarding süreci başlar. İşe alımda kilit roldeki bir İK’cı olarak, işe başlayacak olan yeni çalışanın ilk gününde ona gerekli olacak tüm yardımcı materyallerin tamamlanması için operasyona başlarız. Bu operasyonun sağlıklı ve hızlı işlemesi için destekleyici bir yazılım kullanmanızı tavsiye ederim. Kullandığınız yazılım aracılığıyla ilgili birimlere işe başlayacak çalışma arkadaşımızın bilgileri iletilir. Giriş kartı, ticket ve servis için İdari İşler, donanım ve sistem düzenlemeleri için IT, kırtasiye malzemeleri için Satınalma, oryantasyon programı için Eğitim, işe alıştırma süreci için birim Buddy’si vb. tüm ilgili birimler aldıkları talimat sonucu hazırlıklarına başlayacaktır. Daha önceden içinde nelerin olacağına karar verdiğiniz “Hoş Geldin Kutusu” ve tatlı sürprizler de bu sayede hazırlanmaya başlayacak ve yeni çalışan geldiğinde masasında her şeyi hazır görecektir.

İlk İş Günü

İlk gün oryantasyonu oldukça önemlidir. Danışmadan gelen bilgi doğrultusunda yeni çalışma arkadaşımızı karşılıyoruz. Sizin Business Partner (BP)’ı olduğunuz bir birimde çalışmaya başlayacaksa geldiği andan itibaren mutlaka birebir ilgilenmelisiniz. Şirket tanıtımı ve genel prosedürler hakkında standart bir el kitabı yerine, oyunlaştırılmış projeler eşliğinde gerekli bilgileri vermek çalışanın aklında yer etmesini sağlar. Emin olun güzel dönüşler gelecektir. Söz konusu tanıtımın ardından, ofis turu ve kendi birimiyle tanıştırma sürecine geçebiliriz. Birlikte çalıştığı ekiple öğle yemeği organize etmiş olacağız zaten ve biz de BP olarak söz konusu öğle yemeğinde yer almalıyız. Bölümden kendisine atanmış buddy’si ile günün geri kalanına devam edecektir. Gerekli eğitimleri almış, bilgili, şirketi tanıyan ve şirkette tanınan, pozitif ve yardımsever buddy, sadece ilk gün değil yeni çalışanımız işe alışana kadar ihtiyacı olduğu her anda yanında olmakta motivedir. Yeni çalışan, aktif olarak birlikte çalışılan birimler başta olmak üzere tüm şirket çalışanlarıyla tanıştırılmalıdır. Otomatik bir mail sistemi ile ya da manuel olarak hem İK hem de Genel Müdür ağzından bir hoş geldin maili yazılması, yeni çalışanın ilk iş gününde bilgisayarını motive açmasını sağlar. Ayrıca gün içinde şirket geneliyle hoş bir mail ya da intranet aracılığıyla yeni çalışma arkadaşımızın şirkete katıldığı bilgisini vermek keyifli olacaktır.

İşe Giriş Sonrası

Yeni çalışanı, kapsamlı bir oryantasyon programına mutlaka dahil etmeliyiz. Başta biz İK olmak üzere, şirketteki tüm birimlerde görevli olan buddy’ler yine oyunlaştırılmış projelerle hem birimlerini, hem yaptıkları işleri hem de şirkete katkılarını yeni çalışana aktarmalıdır. Bu süreç tahmin edersiniz ki 1 haftamızı alacaktır. Yeni çalışanın hem siz BP’si hem de birim buddy’si ile sürekli iletişimde kalmasına özen gösterin. Aktif çalıştığı birimlerle ve diğer yeni başlayanlarla yemeğe çıkmasına destek olun. Deneme süresi olan 2 ay boyunca işe alışma süreci devam eder. 2. ayın sonunda yeni çalışanla bir araya gelmeli ve bu süreci birlikte değerlendirmeliyiz. Bu aşamada yaptığımız bir hata, maalesef sadece yöneticisi ile konuşup yeni çalışanın gelişimini değerlendirmemizdir. Bu hatanın önüne geçmek için yeni çalışanlarımızla süreç hakkında konuşmak ve teşekkür dışında gelişim alanlarını öğrenmek önemlidir.

Bütçenizin varlığı halinde bu uygulamalar zenginleştirilip daha verimli hale getirilebilir. Yeni çalışana katkılarının yanı sıra, şirket içerisinde şeffaf ve açık iletişimi de kuvvetlendiren onboarding uygulamaları oldukça kıymetlidir. Bu sebeplerle yönetimi ikna etmek çok da zor olmayacaktır 🙂 Önemli olan planlı ve sistemli bir onboarding süreci oluşturmak ve bu yapıyı şirket kültürü haline getirmektir. Kısaca yaptığınız bu işi bir görev olarak görmekten ziyade, işinizi yaparken eğlenmek gerekir 🙂

Sağlıklı ve verimli onboarding süreçleri ile mutlu çalışanlar yaratmak dileğiyle,

Mutlu haftasonları.

Sevgiler.

Share This:


Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir